工程設計檔案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對工程設計信息及其電子文件的管理，對工程設計檔案的數(shù)據(jù)轉換、數(shù)據(jù)庫設計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等問題進行一些摸索和探討。1問題的

文件級，而記錄內容仍然是卷冊信息，層次結構不清晰。同時電子文件掛接時，一條卷冊記錄掛接多張圖紙，電子文件掛接及數(shù)據(jù)查詢時都不方便。

2.數(shù)據(jù)轉換過程中舊數(shù)據(jù)庫中的記錄信息丟失嚴重，其原因是舊數(shù)據(jù)庫中對卷冊檢索號沒有定義成主關鍵字，該字段內容有許多重復，而在新數(shù)據(jù)庫中為了數(shù)據(jù)檢索的唯一性、準確性，卷冊檢索號字段必須為主關鍵字，這就需要對原有數(shù)據(jù)庫結構及數(shù)據(jù)進行規(guī)范化調整。

3.舊數(shù)據(jù)庫中檔案信息量只適合檔案室內部管理，在網(wǎng)絡環(huán)境下不能滿足設計人員查詢的需要。同時不能滿足將來給甲方提供圖紙信息的需要。

4.對檔案標準中已進行統(tǒng)一編碼的字段，原舊庫中仍然用漢字意思記錄，導致數(shù)據(jù)錄入誤操作很多。例如：設計階段一項輸入初設、初步設計、初施等，當客戶端查詢有關“初步設計”的記錄時，則查詢檢索條件不唯一，使有些信息不能檢索到。

5.如果對數(shù)據(jù)沒有進行相應的分類編碼，則光盤刻錄系統(tǒng)不能正常運行，檔案查詢時不能按分類檢索方式查詢檔案信息。

6.如果數(shù)據(jù)結構不完善，將影響檔案管理系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的正常運行。

7.由于工程設計流程管理系統(tǒng)推廣應用較困難，因此工程設計人員在CAD設計工作中所形成的數(shù)據(jù)有些無法轉換到檔案管理工作中來。圖紙信息還須重新錄入到檔案管理系統(tǒng)中，容易出現(xiàn)錄入誤操作，使檔案信息無法檢索出來。

8.電子文件的收集沒有一個系統(tǒng)的工作流程，會導致電子文件收集困難，或者收上來的電子文件命名不規(guī)范，檔案人員的整編工作效率低。

9.如果信息量不夠，報表統(tǒng)計工作只能限制在記錄檔案管理的帳目上，不能進行統(tǒng)計工作。

4對以上問題的解決辦法

4.1對新數(shù)據(jù)庫結構字段的設計

由于該系統(tǒng)可根據(jù)自己單位對檔案管理的需求進行定制，在定制各種檔案類型數(shù)據(jù)庫結構時我們從以下幾點考慮的：

a. 數(shù)據(jù)結構合理化

原來工程圖檔數(shù)據(jù)庫只有案卷級記錄，主要提供設計人員卡片檢索功能，數(shù)據(jù)信息量少，新數(shù)據(jù)庫根據(jù)工程圖紙紙介質歸檔特點將數(shù)據(jù)結構劃分為工程項目級、案卷級、文件級三個級別，并分別定制各級數(shù)據(jù)錄入界面。

b. 原數(shù)據(jù)庫中內容要保留，同時要規(guī)范原數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)，以便將原來庫中內容轉換到電子檔案系統(tǒng)中。

原來在FOXBASE數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息包括：卷冊檢索號、工程名稱、卷冊名稱、登記時間、總登記號、設計階段、設計專業(yè)、正本、副本、說明書、圖紙總數(shù)、目錄張數(shù)、保管期限、正本編號、銷毀卷冊、庫存數(shù)。這些數(shù)據(jù)內容是以卷冊為單位的，在保證檢索查詢條件滿